POS obligatoriu și plăți fără numerar pentru companii: Ce zice legea privind plata cu cardul și mijloacele de plată moderne
Te confrunți cu obligația de a oferi plăți fără numerar în afacerea ta și nu știi exact ce presupune? Cadrul legislativ a evoluat semnificativ în ultimii ani, iar din 2026 regulile devin mai clare ca niciodată. Acest ghid explică ce înseamnă POS și mijloace moderne de plată, ce spune legea în prezent, cum a evoluat cadrul legal între 2024 și 2026, cine are obligații și ce soluții poți alege pentru a te conforma eficient, fără costuri inutile.
Ce este POS și ce înseamnă plățile fără numerar
Ce înseamnă POS?
Un terminal POS (Point of Sale) este un dispozitiv electronic care permite comercianților să accepte plăți cu cardul bancar (debit, credit sau preplătit). Tranzacțiile sunt procesate electronic, iar sumele sunt decontate către comerciant conform termenilor stabiliți de banca sau procesatorul de plăți.
Din perspectivă legală însă, POS-ul nu este singura metodă posibilă. Legislația actuală vorbește despre acceptarea plăților fără numerar / prin mijloace moderne de plată, POS-ul fiind doar una dintre opțiuni.
De ce statul impune plăți fără numerar?
- Reducerea utilizării numerarului și creșterea trasabilității tranzacțiilor
- Combaterea economiei informale
- Alinierea la practicile europene în domeniul plăților
- Creșterea siguranței pentru comercianți și clienți
Cadrul legal – cum a evoluat obligația de acceptare a plăților electronice - de la legea POS 2018 și până în prezent
Obligația de a accepta plăți electronice nu a apărut brusc, ci a fost extinsă treptat prin mai multe acte normative.
Etapa 1 – Reglementările inițiale
OUG nr. 193/2002 a introdus conceptul de sisteme moderne de plată și a stabilit, pentru anumite categorii de comercianți, obligația de a accepta plăți cu cardul, condiționată de praguri de încasări.
Ulterior, pragul a fost modificat de mai multe ori prin diferite acte normative (inclusiv Legea nr. 209/2016, Legea POS nr. 191/2018, OG 16/2022), ajungând în final la forma actuală: 50.000 lei încasări în numerar pe an pentru comercianți și prestatori de servicii.
Etapa 2 – Extinderea obligației (2024)
Prin Legea nr. 406/2023, în vigoare din 16 iunie 2024, cadrul a fost extins la entitățile înregistrate în Registrul Comerțului, accentul mutându-se de la simpla acceptare a cardului la acceptarea plăților fără numerar.
Important: în perioada 16 iunie 2024 – 31 decembrie 2025, pentru comercianți și prestatori de servicii, pragul de 50.000 lei încasări numerar/an continuă să fie relevant.
Etapa 3 – Regula clară din 2026
Legea nr. 239/2025, aplicabilă de la 1 ianuarie 2026, elimină complet pragul de 50.000 lei. De la această dată:
- toți comercianții și prestatorii de servicii, indiferent de volum, trebuie să accepte plăți fără numerar
- obligația nu se referă exclusiv la POS, ci la cel puțin o metodă de plată electronică / modernă
Din 2026, regula de bază este simplă: clientul trebuie să poată plăti și electronic, nu doar în numerar.
Ce înseamnă „mijloace moderne de plată” și cum diferă de POS-ul standard
Conform legislației actualizate, mijloacele moderne de plată includ:
- plăți cu cardul (prin POS)
- aplicații de plăți electronice
- soluții care inițiază plăți cont la cont prin aplicații bancare sau fintech
Un exemplu relevant este soluția Paysera – plată prin cod QR cu direcționare către plată cont la cont, care permite comercianților să accepte plăți electronice:
- cu comisioane mai reduse decât plățile cu cardul
- cu încasare instant
- cu securitate sporită, prin aplicația băncii clientului
- fără carduri, plata fiind realizată direct din contul bancar
Cine are obligația de a accepta plăți fără numerar
Începând cu 1 ianuarie 2026, obligația de a accepta plăți fără numerar se aplică:
|
Categoria |
Obligație |
Observații |
|---|---|---|
Societăți comerciale (SRL, SA) |
Da |
Indiferent de cifra de afaceri. Din 2026, SRL-urile sunt obligate să aibă și cont bancar în România (amendă 3.000-10.000 lei + inactivitate fiscală). |
PFA |
Da |
Metoda poate fi POS sau alternativă modernă. Nu există obligația de cont bancar dedicat (pot folosi contul personal, deși nu este recomandat). |
Întreprinderi individuale / familiale |
Da |
Se poate alege soluția potrivită modelului de business. Similar cu PFA, nu există obligația de cont dedicat. |
Excepție importantă: Dacă toate operațiunile sunt realizate exclusiv prin conturi bancare (fără încasări în numerar), nu este necesară implementarea unui POS sau alt mijloc modern de plată. Această excepție este utilă pentru PFA-uri sau firme care lucrează doar cu clienți business care plătesc prin transfer bancar.
Amenzi și sancțiuni
Conform formei actualizate a OUG nr. 193/2002, sancțiunile sunt:
- 20.000 – 50.000 lei pentru nerespectarea obligației de a asigura acceptarea plăților electronice (nu ai nicio soluție implementată)
- 5.000 – 7.500 lei pentru refuzul punctual de a accepta plata electronică de la un client (ai soluție, dar refuzi să o folosești)
Diferența este importantă: una este să nu ai nicio soluție implementată, alta este să refuzi plata electronică deși ești obligat și ai mijloacele necesare.
Cum te conformezi eficient
Pași practici
- Analizează modul în care încasezi banii (numerar, card, transfer)
- Alege soluția potrivită: POS, aplicație de plăți, QR cont la cont
- Compară costurile și viteza de încasare
- Instruiește personalul și informează clienții
Pentru multe afaceri, plata prin QR cont la cont (Paysera) este o alternativă eficientă la POS: costuri mai mici, încasare instant și experiență simplă pentru client.
Întrebări frecvente (FAQ)
- Este POS-ul obligatoriu? Nu neapărat. Obligația este de a accepta plăți fără numerar. POS-ul este doar una dintre metode. Alternativele includ aplicații de plăți și soluții QR cont la cont.
- De când se aplică regula fără prag? De la 1 ianuarie 2026, prin Legea nr. 239/2025. Până atunci, pentru comercianți și prestatori, pragul de 50.000 lei încasări numerar/an rămâne relevant.
- Pot folosi QR în loc de POS? Da. Soluțiile cont la cont prin QR sunt considerate mijloace moderne de plată și îndeplinesc obligația legală.
- Ce risc dacă refuz plata electronică? Amendă între 5.000 și 7.500 lei pentru refuz punctual, sau 20.000-50.000 lei dacă nu ai nicio soluție implementată.
- Am PFA și lucrez doar cu firme care plătesc prin transfer. Trebuie POS? Nu. Dacă 100% din operațiunile tale sunt prin cont bancar (fără numerar), nu ai nevoie de POS sau altă soluție suplimentară.
- Trebuie să am cont bancar dedicat pe PFA? Nu este obligatoriu prin lege – poți folosi contul personal. Totuși, este recomandat pentru claritate contabilă și profesionalism.
Concluzie
Din 2026, acceptarea plăților fără numerar nu mai este opțională pentru nicio entitate înregistrată la Registrul Comerțului. Alegerea soluției potrivite îți poate reduce costurile și îți poate simplifica activitatea. Analizează dacă ai nevoie de POS sau dacă o soluție alternativă (QR cont la cont) este mai eficientă pentru modelul tău de business.
Referințe legislative
- OUG nr. 193/2002 privind introducerea sistemelor moderne de plată (forma actualizată)
- Legea nr. 406/2023 pentru modificarea unor acte normative în scopul creșterii incluziunii financiare
- Legea nr. 239/2025 privind stabilirea unor măsuri de redresare și eficientizare a resurselor publice